Seguramente estás enterado de la reciente controversia acerca de si las oficinas abiertas no son tan buenas como se pensaba, y que una mayor privacidad resulta en mayor productividad; hoy te compartimos algunas maneras a través de las cuales se puede lograr que los espacios abiertos estimulen la creatividad y permitan tener una buena interacción entre colaboradores.
Una de las quejas principales al respecto de los espacios abiertos de trabajo, es el ruido. Sin embargo, eso se puede arreglar fácilmente aislando los techos con cubiertas especiales para lograr un ambiente con menos eco, y por lo tanto, más agradable para trabajar. ¡Nadie quiere que el resto de la oficina se entere hasta de que se le cayó un lápiz! Si los techos son muy altos y el espacio es muy abierto, otra posible solución es incorporar placas a una altura más baja y cercana a los escritorios para generar la sensación de un ambiente más cerrado y con menos posibilidades de amplificar el ruido.
Ahora bien, con mucha frecuencia, las modificaciones al espacio físico no dependen de nosotros, así que es importante pensar en estrategias que nos permitan tener espacios de trabajo más amables sin este tipo de arreglos. Una acción sencilla que cualquier persona puede implementar sin depender de cambios al espacio arquitectónico es el ruido rosa: es parecido al ruido blanco, pero está diseñado para enmascarar voces además de ruido mecánico. De esa manera es más fácil concentrarte en tus labores en lugar de enterarse a todo detalle de lo que platican a tres escritorios del tuyo. Puedes conocer más acerca de sus beneficios aquí. Si quieres probarlo y ver qué tal te sienta, entra aquí y dale una oportunidad.
Otra manera de generar una oficina abierta más silenciosa es acomodar los monitores de manera que no pierdas la perspectiva de que estás rodeado de más gente. Si no podemos ver a nadie a nuestro alrededor es más fácil olvidar que estamos siendo ruidosos, y el muro creado por los dos monitores gigantes que tienes enfrente crean la ilusión de soledad. ¡No estás en tu casa, estás rodeado de colaboradores!
A pesar que suene imposible, el respeto a los espacios ajenos sí se puede lograr en las oficinas abiertas, solamente es cuestión de establecer reglas claras para todos. Si en algún momento debes acercarte al lugar de alguien más para discutir un asunto urgente, establezcan un límite de tiempo. Pasado ese límite (dos minutos, por ejemplo), si necesitan seguir la discusión muévanse a un espacio en el que no molesten a los demás.
Estos sets de reglas deben existir de manera escrita para que todos los conozcan y puedan tanto aplicarlas como solicitar que se respeten, en lugar de sufrir en silencio el ruido ajeno. En Vinco Orbis, por ejemplo, contamos con una regla que funciona muy bien para evitar distracciones ajenas: el cono. Cuando alguien quiere concentrarse en una tarea y no ser molestado por ningún motivo, coloca un cono en su escritorio y así todos sabemos que no podemos acercarnos, hablarle, o interrumpirlo hasta que sea retirado de su lugar.
Correos constantes, visitas entre escritorios y otras interrupciones pueden matar el momentum y la productividad de las oficinas abiertas. ¿Sabías que estas actividades pueden ocupar hasta el 60% de tus horas productivas? Suma las horas y te darás cuenta que minimizar estas distracciones es de ayuda para todos.
Las herramientas colaborativas de administración de proyectos, son una excelente manera de llevar la organización de las tareas minimizando la necesidad de miles de correos de ida y vuelta y de problemas de comunicación. Por ejemplo, nosotros usamos manoderecha, en donde podemos llevar todos los detalles del status de un proyecto, además de consultar qué se encuentran haciendo nuestros colaboradores, lo cual nos ahorra muchas horas de correos inútiles e interrupciones innecesarias.
Por último, aprende a vocalizar tus sugerencias, y no solo te quejes; propón. El concepto de oficina abierta no es para todos, es definitivo, pero estamos seguros que con algunos ajustes, se pude lograr que funcione de manera armónica y productiva.
Tú qué opinas, ¿oficinas abiertas o cubículos para todos?
